Sostenibilidad: un término clave del siglo XXI. La movilidad eléctrica, la comida vegana y la responsabilidad social de las empresas son sólo algunos de los muchos aspectos asociados a este término. Pero, ¿qué papel desempeña la sostenibilidad en la gestión inmobiliaria? Descubra qué constituye el núcleo de las actividades sostenibles para la gestión inmobiliaria y cómo puede integrarlas fácilmente en sus operaciones diarias.
Sostenibilidad en la gestión inmobiliaria
Si le preguntas a un experto forestal qué significa sostenibilidad, te explicará que significa cortar sólo la cantidad de madera que puede volver a crecer. Otra persona, sin embargo, podría darle una descripción completamente distinta. Pero lo que todas las actividades sostenibles tienen en común es el principio de tomar medidas orientadas a largo plazo para garantizar un equilibrio de los recursos disponibles.
¿Qué significa sostenibilidad?
La sostenibilidad describe una acción ecológica y económica que pretende garantizar unas condiciones similares o mejores en el futuro mediante el uso moderado de los recursos y su protección. Por eso, cuando hablamos de procesos empresariales sostenibles, nos centramos especialmente en los aspectos de eficiencia, ecología y cuestiones sociales.
¿Cómo puede garantizar un equilibrio duradero de recursos como administrador de fincas? Para entenderlo, observe su rutina de trabajo habitual. Evalúela desde un punto de vista ecológico, económico o social. ¿Hay actividades manuales que consuman mucho tiempo? ¿Cuánto papel consume de media? Examine los recursos tangibles e intangibles más importantes de su gestión inmobiliaria. ¿No tiene un plan con el que empezar? Aquí tiene algunas ideas para empezar con la sostenibilidad.
Cuatro consejos para mejorar la gestión inmobiliaria
Reducir el consumo de papel
Estás en la oficina y abres una carta mientras colocas una nueva pila de expedientes sobre tu mesa. Detrás de ti, la impresora imprime a toda velocidad las invitaciones para la próxima reunión de la comunidad de propietarios. Sólo de pensar que aún tienes que prepararlas para enviarlas por correo, sientes náuseas.
El consumo de papel en los países industrializados es enorme. El consumo anual per cápita en Italia es de unos 200 kilos, y sin embargo hay numerosas posibilidades de reducir el consumo de papel en la oficina.
Por ejemplo, su correspondencia puede digitalizarse en su mayor parte a través del correo híbrido. Desde circulares y comunicaciones hasta cartas en serie para el envío de facturas, SmartPost de comunicasa digitaliza el correo clásico. Con la posibilidad de seleccionar métodos de envío clásicos o digitales en función del tipo de comunicación, facilita la aceptación por parte de sus clientes y empleados. Despídase de imprimir, clasificar, doblar y sellar cartas, ahorrando mucho papel, tiempo y dinero.
Establecer procesos estandarizados
Alguien hace una llamada y otro envía un correo electrónico. Pero, ¿sabe cuántas solicitudes de contacto recibe su empresa cada día? ¿Cuáles se tramitan y cuánto tardan de media en completarse? La tramitación de informes de daños es una de las principales actividades del administrador y una de las que lleva mucho tiempo. La falta de visión de conjunto y unos procesos inadecuados pueden ser grandes obstáculos para la eficacia.
Las rutinas estandarizadas y automatizadas le ayudarán a que la gestión de sus procesos sea más transparente y su trabajo diario más eficiente. Con comunicasa puede utilizar listas de comprobación para notificar averías en el sistema de calefacción u otros tipos. Si trabaja con su equipo siguiendo un proceso estandarizado, ahorrará mucho tiempo en el día a día.
Además, una gran ventaja es que, en caso de ausencia, los empleados pueden alternarse sin problemas, ya que las distintas solicitudes, su estado de tramitación y toda la comunicación con los inquilinos se almacenan de forma organizada en comunicasa.
Comunicarse digitalmente
Si ha estandarizado sus procesos internos, probablemente será más rápido en la tramitación a medio y largo plazo. Sin embargo, es probable que sus inquilinos o propietarios sigan poniéndose en contacto con usted con preguntas recurrentes. Esto significa llamadas telefónicas constantes, chats de whatsapp y una bandeja de entrada llena. La solución es digitalizar y estandarizar al máximo la comunicación con los inquilinos.
Con el portal web comunicasa para comunidades de propietarios y el área de preguntas frecuentes sobre comunidades de propietarios, por ejemplo, podrá centralizar en un solo canal las consultas que reciba de sus clientes por teléfono, correo electrónico o mensaje. Además, puede ofrecer a sus inquilinos la posibilidad de recibir actualizaciones automáticas sobre el estado de sus solicitudes. De este modo, no sólo mejorará la estructura y transparencia de sus procesos, sino que también ofrecerá un servicio más eficaz para satisfacción de sus clientes.
El portal web de comunicasa ofrece otra gran ventaja: todos los inquilinos y propietarios recibirán un acceso individual al portal desde el que podrán comunicar fácilmente averías, desperfectos, información o realizar solicitudes como la reproducción de una llave, por ejemplo. Como administrador, recibirá toda la información que necesita para ayudarles de la mejor manera posible en una plataforma centralizada, lo que le ahorrará tiempo pero también mucho estrés.
Organizar asambleas híbridas
Las asambleas híbridas de condominios han llegado para quedarse. Ofrecen una forma inteligente de participar y votar estés donde estés. La única condición: una conexión estable a Internet. Así que planifique sus próximas asambleas con la posibilidad de participación digital. De este modo, contribuirá a reducir los desplazamientos de las personas implicadas, lo que además le ahorrará tiempo y dinero.
La planificación, invitación, preparación y seguimiento de las Asambleas Híbridas UTP pueden organizarse fácilmente de forma digital con la herramienta adecuada. Además reduce desplazamientos innecesarios, el consumo de papel y los costes de envío de invitaciones y actas por correo postal.
Gestión inmobiliaria sostenible y procesos empresariales digitales
Existen diferentes enfoques para gestionar los bienes inmuebles de forma sostenible. No son sólo puramente ecológicos, sino también sociales y eficientes, pensados a largo plazo. Esto se aplica tanto a los recursos tangibles como los costes o el pape) o a los intangibles (por ejemplo el tiempo).
La digitalización ayuda a las empresas en la gestión inmobiliaria a simplificar sus actividades diarias y sus canales de comunicación. Asimismo reducen los montones de documentos, la duplicación de datos y las tareas manuales que consumen mucho tiempo. La transparencia, la estructura de datos y la automatización determinan su trabajo diario.
¿Está preparado para implantar procesos empresariales digitales en su empresa de administración de comunidades de propietarios? Póngase en contacto con nosotros y descubra ahora las múltiples posibilidades de Comunicasa.